TIETOSUOJASELOSTE



Sosiaalipalvelut Silmu Osk

Yhdistetty osarekisteriseloste ja informointiasiakirja

Päivitetty 4.3.2019



1. Rekisterinpitäjä

Kunnan tai kaupungin sosiaalitoimi



2. Osarekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö

Sosiaalipalvelut Silmu Osk
Hanna-Kaisa Salminen, p. 044 230 46 18
hanna-kaisa.salminen@silmu.org



3. Osarekisterin nimi

Sosiaalipalvelut Silmu Osk

Rekisteri on lastensuojelun, sekä sosiaalihuollon asiakasrekistereiden osarekisteri.



4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Sosiaalipalvelut Silmu Osk:n asiakkaista kerätään henkilötiedot, jotta tilaavan tahon kanssa tehtyyn sopimukseen perustuva palvelu voidaan toteuttaa.
Henkilötietoja käytetään myös yhteydenpitoon sosiaali- ja terveydenhuollon yhteistyötahoihin, viranomaisiin ja sovitusti asiakkaan muuhun läheisverkostoon. 
Rekisterin tietoja käytetään järjestettäessä lastensuojelulain 7 luvun mukaisia avohuollon tukitoimia, sekä luvussa 12 määriteltyä jälkihuoltoa.
Lisäksi rekisteriä voidaan käyttää tilastotarkoituksiin. Kunnan tai kaupungin sosiaali- ja terveyslautakunta toimii rekisterinpitäjänä.
Palveluntuottajan rekisteri on lastensuojelun, sekä sosiaalihuollon asiakasrekistereiden osarekisteri.  Asiakassuhteen päätyttyä asiakastiedot luovutetaan rekisterinpitäjälle arkistoitavaksi.



5. Rekisterin tietosisältö

Sopimukselliset tiedot, tilaajatahon tiedot.

Asiakkaan nimi, henkilötunnus, sukupuoli, sekä yhteystiedot.

Asiakkaan nimeämä lähiomainen, alaikäisen asiakkaan huoltaja, asiakkaan laillinen edustaja, sekä mahdolliset muut asiakkaan antamat yhteyshenkilöt ja yhteistyötahot.

Tiedot palvelun kestosta, palvelun laskutustiedot, sekä laskutusosoitteet.

Muut asiakkaan suostumuksella saadut, työskentelyn kannalta välttämättömät tiedot, joihin voi kuulua muun asiakkaan asioita hoitavan tahon, esimerkiksi kouluterveydenhoitajan,
hoitavan lääkärin, opettajan tai muun yhteistyöhenkilön työtehtävissä kirjaamat tiedot.

Asiakkaalle palvelua toteuttaneen työntekijän tiedot.

Sähköisen rekisterin lisäksi voidaan ylläpitää osarekisterinä erillistä paperilla olevaa rekisteriä, jossa voi olla esimerkiksi tietoja asiakkaan antamista suostumuksista
tai kielloista asiakastietojen luovuttamiseen, allekirjoitettuja alaikäisen kuljetussuostumuksia, lukujärjestyksiä tai muita vastaavia listoja, joilla varmistetaan kokonaisvaltaisen palvelun toteuttamista asiakkaalle.



6. Säännönmukaiset tietolähteet

Sosiaalitoimi, rekisteröidyn suullisella suostumuksella muilta yhteistyötahoilta saatu tieto, koulu ja oman työskentelyn kautta syntynyt tieto. 



7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Asiakassuhteen päättyessä koko aineisto luovutetaan rekisteröidyn henkilön palveluista vastaavalle sosiaalityöntekijälle tai tilaajataholle.



8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Osarekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.



9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kaikki rekisterissä olevat tiedot ovat salassa pidettävää aineistoa.

Tietoja käsittelevät Sosiaalipalvelut Silmun työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia.
Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus koskee myös palvelussuhteen päättymisen jälkeistä aikaa.

Työntekijät ovat allekirjoittaneet salassapito- ja vaitiolovelvoitteen. Ilman asiakkaan suostumusta rekisteriin sisältyviä tietoja saavat käsitellä vain
Sosiaalipalvelut Silmun työntekijät, jotka osallistuvat asiakkaan palvelun toteuttamiseen.



Manuaalinen aineisto

Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain mukaisesti asiakohtaisiin kansioihin.



Sähköisesti tallennettu aineisto

Työntekijöillä on käyttöoikeudet yrityksen asiakastietojärjestelmään, jonka kautta he pääsevät käsittelemään ainoastaan niiden asiakkaiden tietoja,
joiden palveluiden tuottamisesta he ovat joltakin osin vastuussa. Jokaisella työntekijällä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet asiakastietojärjestelmään poistetaan.



10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Vastaavasti jokaisella on oikeus tarkistaa, että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja.
Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Ulkopuolisella ei ole tarkastusoikeutta, vaikka häntä koskevia tietoja saattaa olla talletettuna rekisteröidyn tietoihin.
Tietojen tarkastuspyyntö tulee tehdä Sosiaalipalvelut Silmulle allekirjoitetulla lomakkeella, jonka perusteella tarkastuspyyntö välitetään rekisterinpitäjälle.
Palvelu perustuu kunnan toimeksiantoon jolloin kunta on rekisterinpitäjä ja myöntää tarkastusoikeuden kirjallisen pyynnön perusteella. Tarkastusoikeuden toteutuessa,
rekisteröidylle annetaan mahdollisuus tutustua tietoihin tai tiedot annetaan rekisteröidylle kirjallisessa muodossa.
Mikäli tarkastuspyyntö evätään, rekisterinpitäjä, eli sosiaali- ja terveyslautakunnan rekisterin vastuuhenkilö, antaa kirjallisen kieltäytymistodistuksen,
jossa mainitaan syy, jonka takia tarkastusoikeus on evätty. 



11. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on voimassa olevan lainsäädännön mukaan oikaistava, poistettava tai täydennettävä.

Korjauspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja allekirjoitettuna. Pyynnössä on eriteltävä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja esitettävä perustelut tietojen korjaamiseen.
Korjauspyyntö osoitetaan rekisterinpitäjälle (tilaajataho).

Sosiaalipalvelut Silmu välittää korjauspyynnön rekisterinpitäjälle. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan henkilölle, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu.

Mikäli korjauspyyntö evätään rekisterinpitäjä, eli sosiaali- ja terveyslautakunnan rekisterin vastuuhenkilö, antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syy, jonka takia korjauspyyntö on evätty.