Sosiaalipalvelut Silmu Osk:n tietosuojakäytännöt



Sosiaalipalvelut Silmu Osk:n työntekijät ovat sitoutuneet suojaamaan jokaisen asiakkaan yksityisyyttä. Noudatamme kaikessa toiminnassamme voimassa olevaa
henkilötietojen käsittelyyn liittyvää lainsäädäntöä. Tietosuojaselosteessa kerromme, miten käsittelemme henkilötietoja sekä tuomme esiin asiakkaidemme oikeudet tarkastaa omat henkilötietonsa.
Tietosuojaselosteessa on avattu mitä tietoja Sosiaalipalvelut Silmu Osk käsittelee ja miksi. Haluamme olla kaikessa toiminnassamme avoimia ja arvostamme asiakkaidemme luottamusta.
Vastaamme mielellämme kaikkiin asiaan liittyviin kysymyksiin. Pyydämme huomioimaan, että lainsäädännön muuttuessa tietosuojakäytäntömme saattavat myös muuttua. Tietosuojakäytäntöä päivitetään tarvittaessa.
Yksityisyyden suojaa koskeva yleinen tietosuojapolitiikkamme on kaikille toiminnoille yhteinen. Sosiaalipalvelut Silmu Osk toimii henkilötietojen käsittelijänä rekisterinpitäjien,
kuten kuntien, kaupunkien, maakuntien tai sairaanhoitopiirien lukuun.



Miten me käsittelemme henkilötietoja Sosiaalipalvelut Silmu Osk:ssa?

Noudatamme toiminnassamme seuraavia henkilötietojen käsittelyn yleisperiaatteita:

-          Henkilötietoja ja muita työskentelyn kannalta välttämättömiä tai työskentelyn aikana kerättyjä tietoja käsitellään lainmukaisesti ja avoimesti suhteessa asiakkaaseen.
           Meillä on aina olemassa oikeusperuste kaikkeen käsittelemäämme henkilötietoon.

-          Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja ainoastaan tiettyä määriteltyä käyttötarkoitusta varten ja vain siinä laajuudessa, kuin se on välttämätöntä.

-          Henkilötiedot pidetään ajantasaisina. Epätarkat tai virheelliset tiedot poistetaan tai oikaistaan.

-          Henkilötietoja säilytetään tunnistettavassa muodossa vain niin pitkään, kun niiden käsittelylle on olemassa tarve. Tietojen säilytysajat perustuvat pääosin olemassa olevaan erityislainsäädäntöön,
           kuten sosiaali- ja terveysministeriön asetukseen potilasasiakirjoista (289/2009) ja lakiin sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015).

-          Henkilötietoja ja muita työskentelyn kannalta välttämättömiä tai työskentelyn aikana kerättyjä tietoja käsitellessä noudatetaan salassapitovelvollisuutta ja tietoja käsitellään aina luottamuksellisesti.

-          Varmennuksessa käytämme asianmukaisia organisatorisia ja teknisiä toimenpiteitä, joiden avulla estetään tietojen luvaton ja laiton käsittely.
           Näiden toimenpiteiden avulla varmistutaan myös, ettei henkilötietoja hävitetä, muuteta tai tuhota vahingossa.



Millä perusteella ja miksi Sosiaalipalvelut Silmu Osk käsittelee henkilötietoja?

Sosiaalipalvelut Silmu Osk:ssa henkilötietojen käsittely perustuu aina laissa olevaan yhteen tai useampaan oikeusperusteeseen esimerkiksi sopimuksiin, suostumuksiin ja lakisääteiseen velvoitteeseen.
Sopimus on keskeinen tietojen käsittelyperuste, tietoja käsitellään sopimuksen käytäntöön panemiseksi. Suostumuksella rekisteröity voi antaa lupansa sille,
että tämän henkilötietoja käsitellään yhtä tai useampaa tarkoitusta varten. Suostumus voi olla kirjallinen tai suullinen ja rekisteröidyllä on oikeus se perua niin halutessaan.
Rekisterinpitäjän on pystyttävä osoittamaan, että lainmukainen suostumus on olemassa. Lakisääteinen velvoite tulee kyseeseen, kun työnantaja ilmoittaa työntekijänsä palkkatiedot viranomaiselle.
Työnhakijoiden osalta kerätään tietoa työnhakuprosessin tarpeisiin sekä hoitaaksemme työnantajan velvoitteet työsuhteeseen liittyen.
Henkilötietoja käsitellään palveluiden tarjoamiseksi sekä asiakassuhteiden ylläpitämiseksi. Silmussa kerätään ja säilytetään asiakkaita koskevia tietoja tunnistamista ja yksilöintiä varten,
sekä lakisääteistä viranomaisille tapahtuvaa raportointia varten.



Minkälaisia henkilötietoja käsittelemme/keräämme?

Silmu kerää vain laillisiin käyttötarkoituksiin tarpeellisia tietoja, esimerkiksi asiakkuuden alkamisessa keräämme tiedot, joiden avulla varmistamme asiakkaamme saavan parasta mahdollista palvelua.
Työnhakijoilta Silmu kerää ne tiedot, jotka ovat rekrytoinnin kannalta välttämättömiä tietoja sekä työsuhteen kannalta tarpeellisia tietoja.
Yhteistyökumppaneilta Silmu kerää tiedot, jotka ovat yhteistyön kannalta välttämättömiä. Tarkemmat tiedot henkilötiedoista sekä niiden käsittelystä löytyvät erillisestä tietosuojaselosteesta.



Henkilötietojen luovuttaminen ja säilyttäminen

Tietoja luovutetaan vain ja ainoastaan lain tai sopimuksen sallimissa rajoissa esimerkiksi viranomaisille. Missään tapauksessa Silmu ei luovuta tietoja muille kolmansille osapuolille tai ulkopuolisille tahoille.
Silmu noudattaa henkilötietojen säilyttämisessä lakisääteistä velvoitetta ja kun henkilötietojen säilyttämiseen liittyvä velvoite poistuu, toimitetaan asiakkaan tiedot rekisterin pitäjälle.



Henkilötietojen käsittely

Asiakkaidemme tietoihin pääsevät vain ne henkilöt, joiden työtehtävien suorittaminen sitä vaatii. Silmun tietojärjestelmät tukevat käyttäjätietojen hallintaa,
jolloin voimme valvoa ja seurata asiakkaidemme henkilötietojen käyttöä sekä tarkastelua. Henkilökunta koulutetaan ja perehdytetään henkilötietojen käyttämiseen ja säilyttämiseen liittyviin ohjeisiin.
Tietoja säilytetään lukitussa ja suojatussa tilassa ja tietoja suojataan käyttöoikeuksin ja varmentein. Ulkopuolisia palveluntarjoajia käytettäessä,
huolehdimme yksityisyydensuojan säilymisestä ja vaadimme palvelutarjoajilta huolellisuutta asiakkaan yksityisyydensuojan säilyttämiselle emmekä luovuta asiakastietojamme kolmansien osapuolien käyttöön.
Mahdollisen, joskin epätodennäköisen, yksityisyydensuojan rikkomuksen tapahtuessa ja sen voidessa aiheuttaa riskin henkilöiden oikeuksille ja vapauksille,
Silmu ilmoittaa ja dokumentoi kaikki tietoturvaloukkaukset valvovalle viranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimisto).



Rekisteröidyn oikeudet

Käsitellessään henkilötietoja, rekisterinpitäjän on toteutettava asianmukaiset toimenpiteet rekisteröityjen tietosuojaoikeuksien toteuttamiseksi.
Sen on myös helpotettava rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä. Tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on oikeus:

-          saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
-          saada pääsy tietoihin
-          oikaista tietoja
-          poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
-          rajoittaa tietojen käsittelyä
-          siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
-          vastustaa tietojen käsittelyä
-          olla joutumatta automaattisen päätöksenteon (esim. profilointi) kohteeksi